第一章  总 则

第一条为不断提高云南锡业职业技术学院（以下简称学院）公文处理的效率和质量，使收发文管理工作进一步规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

第二条本办法所述的文件，是指上级机关、各级政府、相关高校、企业、控股公司及所属各院系、机关职能部门往来的公文、材料、刊物等。

第三条本办法所述的涉密文件，是指注有密级的公文。

第四条党委办公室、行政办公室是文件收发文管理职能部门。

第五条本办法适用于学院及所属院系、机关各职能部门。

第二章 基本原则

第六条文件收发处理坚持准确的原则。在签收、登记、分办、批办、承办、督办、回复、归档、销毁等每项工作、每个环节中，要做到保证质量、符合标准、周详慎密、准确无误。

第七条文件收发处理坚持及时的原则。收文、发文的每道工序、每个环节，要做到迅速、敏捷、畅达，不拖延、不压误、不停滞。

第八条文件收发处理坚持保密的原则。文件的保管和运行要做到不丢失，不被盗；文件内容不泄露，不被窃，确保党和国家秘密，以及企业秘密的安全。

第九条文件收发处理坚持专人负责的原则。党委办公室、行政办公室应指定专人负责收文和发文工作。收发人员须根据有关文件资料，如实核对填写收件、发文登记表。未经许可，其他人员不得代理收发工作。对未登记完毕的文件材料， 不得先行使用、阅读。

第三章 收文办理

第十条 文件签收：

（一）签收文件时，应逐件清点，检查收文单位名称、收件人姓名，文件密封是否完好，件数与清单是否相符，确认无误再进行签收；签收要签写全名，字迹清晰不潦草，并注明时间。

（二）拆封取件时，要认真检查文袋，防止遗漏文件，文件清单要按序保存备查。

（三）文件拆封后，应分类逐件编号登记，在《收文登记簿》上填写收文日期、编号、来文机关、原文字号、密级、份数、标题等，登记项目要齐全。

（四）重要文件要逐份逐页查点，若有不符，及时与发文机关联系处理。对误投的文件不能擅自拆封，应及时退回发文单位。

第十一条各级领导出席重要会议带回的文件，应及时交党委办公室、行政办公室按流程登记、传阅、存档。

第十二条文件传阅和办理：

（一）党委办公室、行政办公室负责文件的传阅办理工作。

（二）文件编号登记完毕后，须办理阅文卡，按文件时效性，对急办、待办、一般性公文进行分类，并用铅笔在阅办单底部初拟办理意见，送党委办公室、行政办公室主任根据文件内容和分发范围阅批意见后，严格按照批示意见办理。

学院领导亲收件要进行检查，确认安全后交收件人处理。

（三）按照领导批示，文书应及时将文件送达相关部门办理；领导批示由多个部门共同办理的文件，由牵头部门负

责落实。急件即收即送。阅批的文件应在 2 日内阅批并退回收发文人员进行分类处理。

（四）学院领导批示的文件，各职能部门或所属院系应 将拟办情况及时呈报，以便学院领导问询。

（五）传阅文件要填写文件去向，避免漏传、误传和延传。

（六）文件传阅应遵守传阅范围和规定，严格按照文件公布层次和有关规定执行，任何院系、职能部门不得擅自扩大或缩小阅读、传达范围。不得私自将文件转给他人阅看。

（七）领导阅文时，不得相互横传文件，需要传阅时应转党委办公室、行政办公室传送。

（八）应及时传阅或阅批文件。有办理时限的，须在规定时限内办结，不得拖延积压。经办人员对处理的文件应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

（九）收发文人员要督促承办人文件办理工作，确保按时限办结。

第十三条文件管理：

（一）文件办理完毕后，应根据文书立卷、归档要求，定期 进行公文处理统计和归档，保证文件的完整性。

（二）当年收文须于次年一季度前与收文目录一并移交学院档案室。

（三）如发生文件遗失，相关院系、职能部门要写出书面报告，经办人、部门负责人签字后报学院党政办公室，报告须写明遗失原因、责任人和处置意见。

（四）需销毁的文件，经党委办公室、行政办公室主管领导批准，统一汇总、造册登记并经相关人员签字后由专人负责监督，定期到指定地点进行销毁，确保不丢失，不漏销。

第十四条涉密文件管理：

（一）传阅涉密文件，实行“即送即收”制度。如相关职能部门因工作需借阅的，各职能部门须指定专人负责文件的管理和安全，禁止将涉密文件带至家中或公共场所。

（二）未经批准，任何单位（部门）、个人严禁拆封、复印涉密文件。确需复印的须写出书面申请交学院及保密委，并由学院及保密委履行有关程序后方可复印。

（三）任何单位（部门）、个人应严格遵守“涉密不上网，上网不涉密”规定，不得在计算机网络系统中存储、传输涉密文件，不得在移动存储设备内存储涉密文件。

（四）涉密人员不得与无关人员议论涉密文件内容，不得在公共场所谈论涉密文件内容，不得在无保密装置的通讯载体上谈论涉密文件内容。

（五）文件管理人员应负责做好涉密清退文件的保管工作，确保不泄密、不遗失。年度涉密文件的清退工作按云南省国家保密局《文件清退清单》规定执行。不清退的文件，应立卷移交档案室保存。

（六）机要涉密文件由学院保密委人员与收文人员共同 送交控股公司保密委或上级保密机关统一销毁，任何单位、部门和个人不得擅自销毁机要涉密文件。

第四章 发文办理

第十五条发文办理是指以学院及所属各部门名义制发公文的过程，适用于学院及所属各部门对内及对外发文从拟稿到归档整个过程的办理与控制；适用于需要遵照执行的制度、规定、决议、决定、批复、意见、纪要、通知和对外报送的报告、请示、函等。

第十六条发文办理主要程序包括：草拟、审核、签发、复核、校对、印制、用印、登记、分发、归卷等。

第十七条发文种类包括：决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。

第十八条党委办公室、行政办公室是学院党委、学院发文的责任主体。

第十九条发文视文件内容和分发范围编制不同的分类发文字号。成文时间以学院领导签发的日期为准。

第二十条对印发的文件，文件管理人员要制作文件印发登记表，部门人员领取文件时，须在文件印发登记表上签字。

第二十一条文件制发的基本要求：

（一）发文要求严谨、规范、简洁。

（二）必须使用国家法定的规范汉字和计量单位，不得使用异体字和不规范的繁体字、简体字。

（三）撰写、修改和签批文件，用笔用墨必须符合存档要求。

（四）文件制发的具体方法、程序、行文规则及文种格式等，要严格遵守《党政机关公文处理工作条例》等相关规定。

第五章 附 则

第二十二条 本办法若与《党政机关公文处理工作条例》不一致的地方，以《党政机关公文处理工作条例》为准。

第二十三条本办法由学院党委办公室、行政办公室负 责解释。

第二十四条本办法自印发之日起施行。